フォームでHTMLファイルが送信されたら、RPAでPDFファイルに変換しOneDriveにアップロードする

■概要

HTMLファイルをPDFに変換する定型的な作業を、毎回手作業で行うことに手間を感じていませんか。Webツールを使う場合でも、ファイルのアップロードやダウンロード、保存といった一連の操作は意外と時間を要するものです。このワークフローを活用すれば、フォームにHTMLファイルを送信するだけで、RPAが自動で変換を実行し、`OneDrive`の指定フォルダに保存します。こうした定型業務を自動化し、作業効率の向上を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• HTMLで作成されたレポートを、定期的にPDFへ変換してチームに共有している方
• Web上の情報をHTML形式で取得し、PDFとして一元管理したいと考えている方
• 手作業によるファイル変換プロセスを自動化し、作業時間を短縮したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへのファイルアップロードを起点に`html to pdf`の変換から保存までを自動化できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手動でのファイル変換やアップロード作業が不要になるので、変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「ファイルアップロードフォーム」を設定します。このフォームにHTMLファイルがアップロードされるとフローが起動します
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、アップロードされたHTMLファイルをPDF形式に変換する処理を行います
4. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーとなるフォームでは、利用者が分かりやすいようにタイトルや質問項目などを任意の内容に編集してください
• OneDriveにファイルをアップロードするアクションでは、保存先となる任意のドライブIDと、格納したいフォルダのアイテムIDを設定してください

■注意事項

• ‍‍OneDriveとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691