GoogleフォームからJPGファイルが送信されたら、RPAでPDFに変換しBoxに格納する

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■概要

日々の業務で発生するJPGファイルからPDFへの変換作業に、手間や時間を取られていませんか。特にGoogleフォームで受け取った画像を一枚ずつ手作業で変換し、Boxへ格納する定型業務は非効率に感じられることもあります。このワークフローは、Googleフォームへのファイル付き回答をきっかけに、RPA機能でJPGファイルをPDFに変換し、Boxへ自動で格納します。こうした手作業を自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

GoogleフォームでJPG形式の申請書類を受け取り、PDFに変換している総務や経理担当の方
JPGファイルをPDFへ変換する作業を頻繁に行い、効率化したいと考えている方
GoogleフォームやBoxを日常的に利用しており、ファイル管理の手間を削減したい方

■このテンプレートを使うメリット

Googleフォームに回答が送信されると、JPGからPDFへの変換、Boxへの格納までが自動処理され、手作業の時間を削減します。
手動でのファイル変換やアップロード時に起こりがちな、変換ミスや格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

はじめに、Googleフォーム、Google Drive、BoxをYoomと連携します。
次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定して、対象のフォームを指定します。
オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を選択し、トリガーで取得したファイルIDを連携して、対象のJPGファイルをダウンロードします。
続いて、RPA機能の「ブラウザを操作する」で、任意のオンラインPDF変換ツールなどを操作し、ダウンロードしたJPGファイルをPDFへ変換します。
AI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、フォームの回答内容からファイル名に使用したい情報を抽出します。
最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションで、変換したPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Googleフォームのトリガーでは、ワークフローを起動させたいフォームを任意で指定してください。
Google Driveのファイルダウンロード設定では、フォームの回答情報から取得したファイルIDを変数として設定します。
RPA機能では、利用したいオンライン変換ツールのURLや操作対象のボタンなどを、ユーザーの環境に合わせて自由にカスタマイズできます。
AI機能によるテキスト抽出では、フォームの回答情報のどの部分をファイル名に利用するかなどを任意で設定可能です。
Boxへのアップロード設定では、保存先のフォルダIDやファイル名を、固定値または前段のフローで取得した情報を変数として設定できます。

■注意事項

Googleフォーム、Google Drive、BoxとYoomを連携してください。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。