OutlookでMicrosoft Wordのファイルを受信したら、RPAでPDFに変換しBoxに格納する

‍■概要

日々の業務で、Microsoft WordのファイルをPDFに変換する作業に時間を取られていませんか？特に、メールで受け取ったファイルを都度手動で変換し、指定の場所に保存するのは手間がかかり、ミスの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のWordファイルを受信した際に、RPAが自動でPDFに変換しBoxへ格納する一連の流れを自動化できます。手作業による変換・保存の手間をなくし、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取ったMicrosoft WordファイルをPDFに変換し、手作業でBoxに保存している方
• Word形式の申請書や報告書を扱うことが多く、PDFへの変換と管理を効率化したいと考えている方
• RPAを活用して、ファイル形式の変換といった定型業務を自動化し、業務改善を進めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点に、WordからPDFへの変換、Boxへの格納までが自動処理されるため、手作業の時間を削減できます
• 手作業によるファイルの変換忘れや、保存場所の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、マイアプリとしてOutlookとBoxをYoomに連携させます
2. トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定し、特定のメール受信をきっかけにフローが起動するようにします
3. 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、受信したメールからWordファイルをダウンロードします
4. 続けて、オペレーションでRPA機能を設定し、ダウンロードしたMicrosoft Wordのファイルを開き、PDF形式でエクスポートする操作を記録します
5. 必要に応じて「正規表現によるデータの置換」を使い、アップロードするファイル名を任意の形式に変更します
6. 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、フローを起動する対象メールの件名に含まれるキーワードや、受信フォルダなどを任意に指定できます
• 分岐機能では、添付ファイルの有無など前段で取得した情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズ可能です
• RPA機能では、Microsoft WordのファイルをPDFに変換する際の一連のブラウザ操作を、ユーザーの環境に合わせて設定してください
• 正規表現によるデータの置換では、保存するPDFのファイル名を、メールの件名や日付などを用いて自動で生成することが可能です
• Boxへのアップロード設定では、保存先のフォルダIDを任意で指定したり、ファイル名に固定値や前段で取得した情報を変数として設定したりできます

■注意事項

• Outlook、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。