OutlookでPDFファイルを受信したら、RPAでDOCに変換しBoxに格納する

■概要

請求書や契約書など、PDFファイルで受け取った書類の内容を確認し、手作業でDOCファイルへ転記していませんか？このワークフローは、OutlookでPDFファイルを受信すると、自動でDOC形式に変換しBoxへ格納します。RPA機能などを活用してファイル変換プロセスを自動化し、テキストデータを扱う手間のかかるファイル管理の課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信したPDFをDOCに変換し、Boxに手動で保存している方
• ファイル変換やテキスト抽出といった定型業務を自動化したいと考えている方
• ファイル形式の変換や転記作業でのヒューマンエラーを減らしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでメールを受信後、ファイル変換からBoxへの格納までが自動処理されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイル変換ミスや保存漏れ、内容を転記する際のヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に応じて後続の処理を分けます。
4. その後、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
5. 次に、RPA機能でブラウザを操作するアクションを設定し、PDFをDOCに変換する処理を実行します。
6. 必要に応じて、データ抽出機能で正規表現を用いて必要な情報を抽出します。
7. 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたDOCファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、対象とするメールのフォルダ、件名に含まれるキーワード、特定のメールIDなどを任意で設定できます。
• 分岐機能では、メールの送信元や件名といった前段で取得した情報をもとに、後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズしてください。
• RPA機能では、PDFからDOCへの変換に利用するWebページのURLや、操作したいページ、取得したいテキストなどを環境に合わせて設定する必要があります。
• 正規表現によるデータの抽出では、置換対象や置換後の文字列などを、前段で取得した情報を利用して自由に設定できます。
• Boxへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダやファイル名を、固定値または前段のフローで取得した情報を利用して任意に設定してください。

■注意事項

• Outlook、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。