■概要
メールで届いたZIPファイルの取り扱いに、手間や時間を取られていませんか。手動でファイルをダウンロードし、解凍、変換、そして所定のフォルダへ保存するという一連の作業は、定型的でありながらも負担が大きい業務です。
このワークフローは、Gmailで特定のZIPファイル付きメールを受信すると自動で処理を開始し、オンラインツールでPDFに変換後、Google Driveへ保存します。こうしたZIPファイルを変換する煩雑な方法を見直し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで受信するZIPファイルの変換や整理に多くの時間を費やしている方
- 手作業によるファイルの変換ミスや、Google Driveへの保存漏れを防ぎたい方
- ZIPファイルを扱う特定の方法を標準化し、業務の属人化を解消したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでの受信を起点に、ZIPファイルの変換からGoogle Driveへの保存までを自動化し、手作業で行っていた時間を他の業務に充てられます
- 自動で処理が実行されるため、ファイルの変換忘れや異なるフォルダへの保存といった、手作業に起因するヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
- トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」フローが起動するように設定します
- 次に、オペレーションの分岐機能で、ファイルが添付されている場合のみ後続の処理に進むように条件を設定します
- オペレーションのRPA機能（ブラウザ操作）で、任意のオンラインファイル変換ツールを操作し、添付ファイルをPDF形式に変換します
- データ変換機能の正規表現を用いて、保存ファイル名に用いる情報を整えます
- 最後に、Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションで、変換・整形したファイルを指定のフォルダに保存します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、対象としたいメールを識別するためのラベルを任意で設定してください
- RPA機能（ブラウザ操作）では、アクセス先のオンライン変換ツールや、そこで行う具体的な操作内容を自由にカスタマイズできます
- Google Driveにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダIDや、出力するファイル名を任意で設定可能です
■注意事項
- Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
- ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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