フォームでODTファイルが送信されたら、RPAでDOCファイルに変換しOneDriveにアップロードする

■概要

ODT形式のファイルを受け取るたびに、手作業でDOC形式へ変換する作業に手間を感じていませんか。特に、複数のファイルを取り扱う場合、変換作業やファイル管理が煩雑になりがちです。
このワークフローを活用すれば、フォームにODTファイルがアップロードされるだけで、RPAが自動でDOCファイルに変換し、指定のOneDriveフォルダへ保存します。手作業による変換プロセスを自動化し、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的に発生するファイル変換作業を自動化したいと考えている方
• 複数のODTファイルを受け取り、DOC形式で一元管理したいチームリーダーの方
• ファイル形式の変換やアップロードといった手作業をなくし、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームへのファイル提出を起点に、odtからdocへの変換とOneDriveへの保存が自動で完結するため、手作業の時間を削減できます。
• 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなることで、変換忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「ファイルアップロードフォーム」を設定し、ODTファイルを受け付けるフォームを作成します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインのファイル変換サービスなどを利用してODTファイルをDOCファイルに変換する操作を記録します。
4. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたDOCファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーで設定するフォームのタイトルや質問項目は、運用に合わせて任意で編集が可能です。
• OneDriveにファイルをアップロードするアクションで、保存先として任意のドライブID、および格納したいフォルダのアイテムIDを設定してください。

■注意事項

• ‍‍OneDriveとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691