OutlookでHTMLファイルを受信したら、RPAでPDFに変換しOneDriveに格納する

■概要

定期的に送られてくるHTML形式のレポートや通知を、都度PDFに変換して保存する作業に手間を感じていませんか。
この一連の作業は手動で行うと時間がかかるだけでなく、変換ミスや保存漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Outlookで受信したHTMLファイルを自動でPDFに変換し、指定のOneDriveフォルダに格納するため、こうした定型業務から解放され、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 定期的に受信するHTMLファイルをPDFに変換して管理・保管している方
• Outlookで受け取った添付ファイルの処理を手作業で行っており、効率化したいと考えている方
• 手作業によるファイルの変換ミスや、指定フォルダへの保存漏れなどのリスクをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信をきっかけに、HTMLからPDFへの変換とOneDriveへの格納が自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 一連のプロセスが自動化されることで、ファイル名の付け間違いや保存先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションとして、まず分岐機能を設定し、メールの条件に応じて後続の処理を分岐させます。
4. 次に、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
5. RPA機能を設定し、ダウンロードしたHTMLファイルをブラウザで開き、印刷機能などを利用してPDFとして保存する操作を自動化します。
6. データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」を設定し、ファイル名を任意のルールに沿って整形します。
7. 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、生成されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、処理対象としたいメールが格納されているフォルダや、件名・本文に含まれる特定のキーワードを任意で指定可能です。
• 分岐機能では、前段のステップで取得したメール情報をもとに、後続のオペレーションを起動させるための条件を自由にカスタマイズできます。
• RPA機能の設定では、操作対象のページやファイル名などを柔軟に設定でき、固定値だけでなく前段で取得した情報を変数として利用することも可能です。
• データ変換機能（正規表現によるデータの置換）では、置換対象の文字列や置換後の文字列を任意に設定し、ファイル名を動的に生成できます。
• OneDriveへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダパスやファイル名を固定値にするか、前段の情報を変数として利用するかを自由に選択できます。

■注意事項

• Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。