GmailでPDFファイルを受信したら、RPAでファイルサイズを圧縮しBoxに格納する

‍■概要

メールで受信したPDFファイルのサイズが大きく、共有や保管に不便を感じていませんか。
毎回手動でPDF converterツールを起動し、ファイルを圧縮してからストレージに保存する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちです。
このワークフローは、Gmailで特定のPDFファイルを受信すると、RPA機能が自動でファイルサイズを圧縮し、Boxの指定フォルダに格納するため、こうした一連の定型業務から解放されます。

■このテンプレートをおすすめする方

• メールで受信するPDFファイルの管理や圧縮作業に手間を感じている業務担当者の方
• 日常的にPDF 変換などを利用し、手作業でファイル変換や保存を行っている方
• GmailとBoxを連携させ、ファイル保管に関する業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの受信から圧縮、Boxへの保存までが自動化されるため、これまで手作業でのPDF変換やアップロードに費やしていた時間を短縮できます
• 手動でのファイル操作が不要になることで、圧縮漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めます

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、添付ファイルを取得します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルが存在する場合のみ後続の処理に進むようにします
4. 次に、オペレーションでRPA機能を選択し、「ブラウザを操作する」アクションで、任意のファイル圧縮サービスのページを操作し、ファイルサイズを圧縮します
5. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、圧縮されたファイルを指定のフォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、起動対象としたいメールの件名や差出人など、特定のキーワードを任意で設定してください
• 分岐機能では、ファイル形式やメールの内容など、前段のGmailトリガーで取得した情報を基に、後続のオペレーションを分岐させる条件を自由にカスタマイズ可能です
• RPA機能では、操作したいWebページのURLやクリックする箇所、取得したいテキストなどをユーザーの環境に合わせて設定できます
• Boxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を、固定値や前段で取得した情報を変数として利用し、任意に設定可能です

■注意事項

• Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。