GmailでPDFファイルを受信したら、RPAでPDF/A形式に変換しBoxに格納する

■概要

取引先からGmailで受信した請求書や契約書などのPDFファイル。電子帳簿保存法への対応などで、長期保存に適したPDF/A形式への変換が必要なケースも多いですが、都度手作業で変換し、ファイルサーバーに格納するのは手間がかかり、対応漏れのリスクも伴います。
このワークフローは、GmailでのPDFファイル受信をきっかけに、RPAが自動でPDFからPDF/Aへの変換を行い、Boxに格納までを完結させることで、こうした定型業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 電子帳簿保存法などの対応で、PDFをPDF/A形式へ変換する業務を担当している方
• Gmailで受信したPDFファイルを、手作業でBoxへ格納しており非効率を感じている方
• PDF/Aへの変換作業で発生する、ファイルの取り違えや格納漏れを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのファイル受信をトリガーに、PDFからPDF/Aへの変換とBoxへの格納が自動化されるため、手作業で行っていた時間を他の業務に充てられます。
• 手作業によるファイルの変換ミスや、Boxへの格納忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、証憑管理の品質向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」フローが起動するよう設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、トリガーとなったメールにファイルが添付されている場合のみ、後続の処理に進むよう条件を設定します。
4. 続いて、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインの変換ツールなどを利用してPDFファイルをPDF/A形式に変換する操作を自動化します。
5. 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローを起動する条件として、メールの件名や本文に含まれるキーワードを任意に設定可能です。
• 分岐機能では、メールの差出人アドレスや添付ファイルの有無など、前段で取得した情報をもとに後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズできます。
• RPA機能では、PDF/Aへの変換に利用するWebページのURLや、操作対象のボタンなどを、ユーザーの利用環境に合わせて設定してください。
• Boxへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダやファイル名を、固定値だけでなく、メールの件名や受信日といった変数を用いて動的に設定できます。

■注意事項

• Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。