OneDriveにPDFファイルが格納されたら、OCRで読み取り内容をOutlookに通知する

■概要

請求書や申込書など、日々受け取るPDFファイルの内容を確認し、手作業で転記したり関係者に共有したりする業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、OneDriveにPDFファイルが格納されると、YoomのOCR機能がファイル内容を自動的に読み取り、その結果をOutlookで通知します。PDFからOCRでテキストを抽出する一連の作業を自動化し、手作業による確認や通知の手間をなくし、より重要な業務に集中できる環境を整えます。

■このテンプレートをおすすめする方

• OneDriveで受け取ったPDFの内容を手作業で確認・転記している方
• 手作業による転記ミスや、関係者への共有漏れなどの課題を解消したい方
• PDFからOCR機能でテキストを抽出するプロセスを自動化し、業務効率を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• OneDriveにファイルが格納されるだけで、OCR処理からOutlookでの通知までが自動で実行されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記ミスや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OneDriveとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のファイル（例：拡張子がPDFのファイル）の場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
4. 次に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
5. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルの内容をテキストデータ化します。
6. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、OCRで読み取った内容を指定の宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OneDriveのトリガー設定では、監視対象としたいドライブIDやフォルダIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、トリガーで取得したファイル名や拡張子などの情報をもとに、後続のオペレーションを動かす条件を自由にカスタマイズできます。
• OCR機能では、読み取りたいPDFの項目（例：取引先名、金額、日付など）を任意で指定することが可能です。
• Outlookのメール送信設定では、宛先、件名、本文を自由に設定でき、OCR機能で読み取った情報を本文に差し込むといったカスタマイズも行えます。

■注意事項

• OneDrive、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。