Outlookでファイルを受信したら、オンラインツールでMP3に変換しBoxに保存する

■概要

日々の業務で受け取った音声ファイルを、その都度Webサイトで手動変換し、特定の場所に保存する作業に手間を感じていませんか。
このワークフローは、Outlookで特定のファイル付きメールを受信するだけで、オンラインツールでのMP3変換からBoxへの保存までを自動で完結させます。繰り返し発生する定型作業を効率化し、本来のコア業務に集中できる環境を構築します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信した音声ファイルを、手作業でMP3に変換している方
• ファイル変換ツールを使った定型業務を自動化したいと考えている方
• Boxへのファイル保存作業を効率化し、ファイル管理を徹底したいチームの担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信を起点に、ファイル変換からBoxへの保存までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルの変換忘れや、ファイルのアップロードミス、保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでは、まず分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分けます。
4. 次に、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」および「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
5. 続いて、RPA機能で「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンライン変換ツール上でダウンロードしたファイルをMP3に変換する操作を行います。
6. 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションで、変換されたMP3ファイルを指定のフォルダに保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、処理の対象としたいメールのフォルダや、件名に含まれるキーワードを任意に設定してください。
• 分岐機能では、添付ファイルの形式やファイル名などの条件を自由に設定し、後続の処理を分岐させることが可能です。
• RPA機能では、操作対象となるWebサイトのURLや、ファイルのアップロード、変換ボタンのクリックといった一連の操作を自由に設定できます。
• データ変換機能の正規表現を使い、保存するファイル名を「日付＋ファイル名」のように任意のルールで整形できます。
• Boxでファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダIDやファイル名を、固定値または前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定可能です。

■注意事項

• Outlook、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。