OutlookでPNGファイルを受信したら、RPAでICOに変換しOneDriveに格納する

‍■概要

Webサイトのファビコン作成などで、PNGファイルをICO形式へ変換する作業に時間を要していませんか。オンラインのファイル変換ツールを探し、都度手作業で変換・保存するのは手間がかかる作業です。このワークフローは、特定の件名でPNGファイルが添付されたメールをOutlookで受信すると、RPAが自動で変換サイトを操作し、生成されたICOファイルをOneDriveへ格納するため、ファイル変換に関わる一連の手作業を自動化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• ファイル変換作業を、手作業で行っているWebサイト担当者の方
• Outlookで受け取った画像ファイルを、手動でICO形式に変換しOneDriveに保存している方
• ファイル変換のような定型業務を自動化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• メール受信をきっかけにファイル変換から保存までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
• 手動でのWebサイトの操作やファイル保存が不要になるため、変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとOneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」アクションを設定します。
3. オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合に後続の処理が実行されるよう設定します。
4. 続いて、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します。
5. RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、オンラインのファイルコンバーターサイトを操作し、PNGファイルをICO形式に変換します。
6. データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションで、ファイル名を任意の形式に整形します。
7. 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションで、変換されたICOファイルを指定のフォルダにアップロードします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、処理の対象とするメールのフォルダや、件名・本文に含まれるキーワードを任意でカスタマイズできます。
• 分岐機能では、前段で取得した添付ファイルの情報などをもとに、後続のオペレーションを分岐させる条件を自由に設定可能です。
• RPA機能では、操作したいWebサイトのURLや、ページ内で操作する項目などを自由にカスタマイズできます。
• 正規表現によるデータ置換では、置換対象の文字列や置換後の文字列を、任意の値や前段で取得した情報を用いて設定可能です。
• OneDriveへのアップロード設定では、保存先のフォルダやファイル名を、固定値または変数を用いて任意に設定できます。

■注意事項

• Outlook、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。