GmailでEPSを受信したら、RPAでAIに変換してGoogle Driveに格納する

■概要

取引先から受け取ったEPSファイルを確認する際、対応ソフトがなく、その都度変換ツールでAI形式にしている方もいるのではないでしょうか。手作業でのファイル変換は手間がかかるうえ、ファイル管理も煩雑になりがちです。

このワークフローを活用すれば、GmailでEPSファイルを受信した際に、RPAが自動でブラウザ上のツールを操作しEPSをAIに変換、指定のGoogle Driveフォルダへ格納します。こうした定型業務を自動化し、デザイン業務の生産性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 外部からEPS形式でファイルを受け取ることが多く、手作業での変換に手間を感じている方
• EPSをAIに変換する作業を自動化し、クリエイティブな業務に集中したいデザイナーの方
• チームでデザインデータを共有しており、ファイル管理を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイル形式の変換作業が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 変換後のファイルが自動でGoogle Driveに格納されるため、管理が容易になり業務の属人化を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」フローが起動するように設定します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能を設定し、オンラインのファイル変換サイトなどを操作して、受信したEPSファイルをAI形式に変換します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたAIファイルを指定のフォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能でブラウザを操作するアクションでは、実際にファイル変換を行うWebサイトのURLや操作内容を任意で設定してください。
• Google Driveにファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先のフォルダを任意で指定してください。

■注意事項‍

• GmailとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。