Googleフォームから送信されたJPGファイルをOCRし、Microsoft Excelに追加する

■概要

JPGで受け取った書類やアンケートの内容を、一つひとつ手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか？この作業は時間がかかるうえ、入力ミスも起こりがちです。このワークフローは、JPGからExcelへのデータ変換を自動化することで、こうした課題を解決します。Googleフォームにファイルが送信されるだけで、自動で内容を読み取りMicrosoft Excelに記録するため、手作業による転記作業そのものが不要になります。

■このテンプレートをおすすめする方

• JPGで受け取った画像データの内容を、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
• より簡単なJPGをExcelに変換する方法を探しており、業務の自動化に関心がある方
• GoogleフォームやMicrosoft Excelなどを利用し、定型業務の効率化を推進したい方

■このテンプレートを使うメリット

• GoogleフォームにJPGファイルが送信されると、自動で内容を読み取りMicrosoft Excelに転記するため、手入力にかかっていた時間を短縮できます
• 手作業でのデータ転記がなくなることで、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Microsoft ExcelをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで受け取ったJPGファイルを指定します
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルを指定します
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」を設定し、OCRで読み取ったテキスト情報を指定のファイル・セルに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガーでは、起動のきっかけとしたい任意のフォームを設定してください
• Google Driveのアクションでは、ダウンロード対象のファイルIDを、トリガーで取得した情報をもとに変数として設定します
• OCR機能では、読み取りたい画像ファイルの中から、テキストとして抽出したい項目を任意でカスタマイズしてください
• Microsoft Excelのアクションでは、どの項目にどの情報を追加するかを、前段のオペレーションで取得した情報などから柔軟に設定可能です

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。