OutlookでWordファイルを受信したら、RPAでPDFに変換しBoxに格納する

■概要

Outlookで受信する契約書や請求書などのWordファイルを、手動でPDFに変換し、Boxへ保存する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は定型的でありながら、対応漏れが許されないため、担当者の負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけに、WordファイルをPDFへ変換し、Box内の指定フォルダへ自動で格納できます。これにより、ファイル変換と保存に関わる手作業を一掃し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受け取るWordファイルのPDF変換を手作業で行っている方
• Boxへのファイル保存を手動で行っており、格納漏れやファイル整理に課題を感じている方
• 定期的に発生する書類の変換と保存業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信からBoxへの格納までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
• 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなるため、保存先の指定ミスやファイル名の付け間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールの添付ファイルに応じて後続の処理を分岐させます。
4. 次に、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションをそれぞれ設定します。
5. RPA機能でブラウザを操作し、ダウンロードしたWordファイルをPDFに変換します。
6. 必要に応じてデータ変換機能でファイル名を整え、最後にBoxの「ファイルをアップロード」アクションで、変換後のPDFファイルを指定フォルダに格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガーでは、処理対象としたいメールが格納されるフォルダや、フローを起動するきっかけとなる件名のキーワードを任意に設定してください。
• 分岐機能では、前段のトリガーで取得したメールの差出人や本文の内容を利用し、後続のオペレーションを分岐させる条件を自由にカスタマイズできます。
• RPA機能では、WordからPDFへの変換を行うWebサイトのURLや、操作対象となるボタンなどを、ご利用の環境に合わせて設定してください。
• データ変換機能の正規表現では、ファイル名を特定のルールで変更したい場合に、置換の対象や置換後の文字列を自由に設定可能です。
• Boxへのファイルアップロード設定では、格納先のフォルダやファイル名を、固定値またはメールの件名といった変数を用いて任意に指定できます。

■注意事項

• Outlook、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。