※こちらのテンプレートで紹介しているSlackの「ファイルを送る」アクションは現在利用できません。

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■概要

メールで受け取ったPDFファイルを都度JPGに変換して関係部署に共有する作業は、単純ですが手間がかかる業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のPDFファイルを受信した際に、自動でPDFからJPGへの変換を行いSlackへ通知する一連の流れを自動化し、こうした反復作業の手間を削減できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受け取ったPDFを都度JPGに変換する作業に手間を感じている方
• 手作業によるPDFからJPGへの変換とSlackへの共有でミスを減らしたい方
• 定型的なファイル変換や共有業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• GmailでPDFファイルを受信後、自動でJPGに変換しSlackへ送信するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるPDFからJPGへのファイル変換ミスや、Slackへの共有漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメッセージを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、オンラインの変換ツールなどを利用してPDFからJPGへのファイル変換を自動化します。
4. 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、変換されたJPGファイルを指定のチャンネルやメンバーに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、フローボットを起動させたいメールの件名や本文に含まれるキーワードを任意で設定してください。
• Slackでファイルを送信するアクションでは、送信先のチャンネルやダイレクトメッセージを業務内容に応じて任意で設定してください。

■注意事項

• Slack、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691‍
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のkintoneアプリやCSVファイルに合わせてカスタマイズしてください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
• https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924‍
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。‍