■概要

Salesforceの情報を基にGoogle ドキュメントで報告書や議事録を作成する際、手作業でのコピー＆ペーストに手間を感じていませんか。こうした定型的な作業は、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、SalesforceとGoogle ドキュメントをスムーズに連携させ、特定のレコードが追加されると自動でドキュメントにテキストを追記するため、手作業をなくし正確で迅速な書類作成を実現できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceの情報をGoogle ドキュメントに手作業で転記し、業務を非効率に感じている方
• 報告書や各種書類の作成において、コピー＆ペーストによる入力ミスや漏れをなくしたい方
• SalesforceとGoogle Docsの連携を自動化し、本来注力すべきコア業務の時間を確保したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceに特定のレコードが追加されると、関連情報が自動でGoogle ドキュメントに追記されるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を削減できます。
• 手作業での転記をなくすことで、情報の入力間違いや記載漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、書類の正確性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「ToDoオブジェクトにレコードが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、登録されたレコードが特定の条件に合致する場合のみ、後続の処理に進むようにします。
4. 最後に、オペレーションでGoogle ドキュメントを選択し、「文末にテキストを追加」アクションを設定して、指定のドキュメントにテキストを自動で追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能では、Salesforceから取得したレコード情報をもとに、どのような条件の場合に処理を実行するかを任意で設定してください。例えば、特定の件名や担当者を持つToDoのみを対象にすることが可能です。
• Google ドキュメントに追加するテキストは、SalesforceのToDoオブジェクトから取得した件名や説明などの情報を組み合わせて、自由にカスタマイズしてください。

■注意事項‍

• SalesforceとGoogle ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上でご利用いただける機能、Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• 有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。