■概要
デザインデータなどで用いられるEPSファイルをメールで受け取るたび、手作業でJPGに変換して保存する業務に手間を感じていませんか。
このワークフローは、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付されたEPSファイルをCloudConvertで自動的にJPGファイルへと変換し、指定のBoxフォルダに格納します。
繰り返し発生するeps to jpgの変換作業を自動化することで、作業時間を削減し、より重要な業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取ったEPSファイルの管理や変換作業に手間を感じている方
- 定期的に発生するepsからjpgへのファイル変換を自動化し、作業時間を短縮したい方
- Boxを活用したファイル管理プロセスを効率化し、手作業によるミスをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信するだけでepsからjpgへのファイル変換とBoxへの格納が完了するため、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てられます
- 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなることで、変換形式の間違いや保存先の誤りといったヒューマンエラーの発生を防ぎます
■フローボットの流れ
- はじめに、Outlook、CloudConvert、BoxをYoomと連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、フローを起動したいメールの件名を指定します
- オペレーションで、Outlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと、「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定します
- 次に、CloudConvertの「ファイルをアップロード」アクションでダウンロードしたファイルを選択し、「ファイルを変換」アクションでJPG形式への変換を設定します
- 続いて、CloudConvertの「ファイルのエクスポートタスクを実行」、「ファイルのダウンロードURLを取得」、「ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します
- AI機能の「テキスト抽出」アクションを設定します
- 最後に、Boxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換・ダウンロードしたJPGファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- CloudConvertのファイル変換オペレーションでは、変換設定の項目に固定の値を入力したり、前段のトリガーやオペレーションで取得した情報を変数として埋め込んだりといったカスタムが可能です
- Boxへのファイルアップロードオペレーションでは、保存先のフォルダIDやファイル名などを固定値で指定するだけでなく、前段で取得した情報を変数として設定し、動的に変更することもできます
■注意事項
- Outlook、CloudConvert、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
