Microsoft Teamsに投稿された内容をもとに、Closeにコンタクトを作成する

■概要

Microsoft Teamsのチャネルで顧客情報をやり取りする際、その内容をCRMであるCloseに手作業で登録するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
特に、CloseとMicrosoft Teamsを連携させて顧客管理を行うチームでは、情報の転記漏れや入力ミスが発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルへの投稿をきっかけに、Closeへ自動でコンタクト情報を作成し、こうした課題を解消できます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft TeamsとCloseを利用しており、手動での情報登録に手間を感じている方
• CloseとMicrosoft Teamsを連携させて、顧客情報管理の効率化を目指す営業担当者の方
• チーム内の情報共有から顧客登録までのフローを自動化したいと考えているマネージャーの方

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■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの投稿後、自動でCloseにコンタクトが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、CloseとTeams間での入力間違いや情報登録の漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとCloseをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. その後、オペレーションでテキスト抽出機能を用い、Microsoft Teamsの投稿内容から必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでCloseを選択し、「Create Contact」のアクションで抽出した情報をもとにコンタクトを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローボットを起動させたいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください。
• Closeでコンタクトを作成する際、特定のリードに関連付ける場合は、任意のLead IDを設定することが可能です。

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■注意事項

• Microsoft Teams、CloseのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。