Closeで特定条件のNew Taskが作成されたら、Microsoft Teamsで通知する

■概要

CRMツール「Close」でタスクを管理しているものの、新しいタスクの作成に気づかず対応が遅れてしまったり、チームメンバーへの共有に手間がかかったりしていませんか。このワークフローは、Closeで特定の条件に合致する新しいタスクが作成された際に、自動でMicrosoft Teamsの指定チャンネルへ通知します。CloseとMicrosoft Teamsを連携させることで、タスクの見落としを防ぎ、迅速な情報共有を実現します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Closeで管理しているタスク情報を、Microsoft Teamsに共有したいと考えている方
• 手作業での情報共有によるタイムラグや、通知の抜け漏れなどの課題を解決したいチームリーダーの方
• CloseとMicrosoft Teamsを連携させ、営業活動や顧客対応の効率化を図りたいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Closeでタスクが作成されると、Microsoft Teamsへ通知が実行されるため、情報共有にかかる時間を短縮し、迅速なアクションに繋げることができます
• 手動での通知作業が不要になることで、連絡漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク共有のプロセスを標準化できます

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■フローボットの流れ

1. はじめに、CloseとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでCloseを選択し、「新しいタスクが作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションの分岐機能を設定し、通知したいタスクの条件を指定します
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションで、指定したチャンネルへ通知内容を送信するよう設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Closeから通知するタスクは、分岐機能を用いて担当者やタスクの優先度など、任意の条件で絞り込むことが可能です
• Microsoft Teamsへの通知先は、任意のチームIDおよびチャネルIDを指定できるため、特定のプロジェクトチームや部署のチャンネルに限定して通知を送ることができます

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■注意事項

• Close、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。