Bitrix24でUpdate Contactが検知されたら、テキストを抽出しGoogleカレンダーで予定を作成する

■概要

Bitrix24で管理している顧客情報が更新された際、Googleカレンダーへ手動でアポイントメントの予定を登録する作業に手間を感じていませんか。情報の転記作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Bitrix24のコンタクト情報更新をトリガーとしてGoogleカレンダーへの予定登録を自動化し、こうした日々の定型業務を効率化することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Bitrix24で顧客管理を行い、Googleカレンダーでスケジュールを管理している方
• Bitrix24とGoogleカレンダー間の情報転記作業に、時間や手間がかかっている方
• 手作業による予定の登録ミスや漏れをなくし、業務の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Bitrix24のコンタクト情報が更新されると、Googleカレンダーへの予定登録が自動で完了するため、手作業の時間を短縮できます。
• 手入力による情報の転記ミスや登録漏れのリスクをなくし、Bitrix24とGoogleカレンダーで管理する情報の整合性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Bitrix24とGoogleカレンダーをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBitrix24を選択し、「コンタクトが更新されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるようにします。
4. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、Bitrix24の更新情報から予定作成に必要なテキストを抽出します。
5. 次に、オペレーションでBitrix24の「コンタクト情報を取得する」アクションを設定し、詳細情報を取得します。
6. 最後に、オペレーションでGoogleカレンダーの「予定を作成する」アクションを設定し、抽出・取得した情報を元に予定を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AIによるテキスト抽出のオペレーションでは、Bitrix24のコンタクト情報のどの部分から、どのような項目を抽出するかを任意で設定してください。
• Googleカレンダーで予定を作成するオペレーションでは、予定のタイトルや説明、日時などの各項目に、前のステップで取得した値や任意のテキストを組み合わせて設定してください。

■注意事項

• ‍‍Bitrix24、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• Bitrix24の「Get Contact」からVALUE（メールアドレス）を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443