■概要
Bitrix24で新しい取引先を登録した後、関連書類を保管するために手動でOneDriveにフォルダを作成していませんか？この作業は手間がかかる上に、フォルダ名の命名規則ミスや作成漏れも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、Bitrix24へのコンタクト登録をトリガーに、自動でOneDriveに関連フォルダが作成されるため、ファイル管理の効率化と正確性の向上を実現できます。Bitrix24とOneDriveの連携をスムーズに行い、手作業による負担を解消しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Bitrix24とOneDriveを利用し、顧客情報と関連ファイルを別々に管理している方
- Bitrix24への登録後、手作業でのOneDriveフォルダ作成に手間を感じている方
- ファイル管理の抜け漏れを防ぎ、業務の標準化を進めたいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Bitrix24にコンタクトを追加するだけでOneDriveに自動でフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、コア業務に集中できます
- 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則のミスを防ぎ、ファイル管理の品質を均一化することで、ヒューマンエラーのリスクを軽減します
■フローボットの流れ
- はじめに、Bitrix24とOneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBitrix24を選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、Bitrix24から取得した情報をもとにフォルダを作成します
- 最後に、オペレーションでBitrix24の「コンタクトを更新する」アクションを設定し、作成したOneDriveフォルダのURLなどをBitrix24の該当コンタクト情報に追記します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveでフォルダを作成するアクションでは、フォルダの作成場所（親フォルダ）を任意で指定してください
- 作成するフォルダ名は、トリガーで取得したBitrix24のコンタクト名（会社名など）を動的に設定することで、一貫性のある管理が可能です
- Bitrix24のコンタクトを更新するアクションでは、作成したOneDriveフォルダのURLをどの項目に反映させるかなどを任意で設定してください
■注意事項
- Bitrix24、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
