Dropboxで特定のフォルダ内でファイルが作成されたら、OCRしてHunterにリードを作成する

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■概要

Dropboxに保存した名刺や顧客リストの情報を、手作業でHunterへ入力する業務に手間を感じていませんか。こうした単純作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応の遅れといった課題にも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、DropboxとHunterを連携させ、指定したフォルダにファイルが追加されるだけでOCRが内容を読み取り、自動でリードを作成します。面倒な転記作業から解放され、リード獲得プロセスを円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Dropboxで管理している名刺などの情報を、Hunterへ手作業で登録している営業担当者の方
  • DropboxとHunter間のデータ連携を自動化し、リード登録の効率を高めたいと考えている方
  • 紙媒体から得た顧客情報を素早くデータ化し、営業活動に活かしたいマーケティングチームの方

■このテンプレートを使うメリット

  • Dropboxにファイルをアップロードするだけで、OCRによるテキスト抽出からHunterへのリード作成までが自動で完結するため、手作業の時間を削減できます
  • 手動でのデータ転記が不要になることで、入力ミスや登録漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、登録されるデータの正確性を保つことに繋がります

■フローボットの流れ

  1. はじめに、HunterとDropboxをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します
  3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
  4. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
  5. 最後に、オペレーションでHunterの「リードを作成する」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を紐付けてリードを作成します

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Dropboxのトリガーでは、自動化の対象としたいフォルダのパスや、特定のファイル名を任意で設定することが可能です
  • OCR機能のオペレーションでは、名刺画像などのファイルから読み取りたい項目(会社名、氏名、メールアドレスなど)を自由に指定できます
  • Hunterのオペレーションでは、OCR機能で取得した値を、Hunterのどのフィールドに登録するかを任意で設定することが可能です

注意事項

  • DropboxとHunterのそれぞれをYoomと連携してください。
  • OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。
  • OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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