Googleフォームの回答内容をもとに、説明を要約しCloseにリードを登録する

■概要

Googleフォームで集めたお問い合わせやリード情報を、手作業でCRMに入力するのは手間がかかり、対応の遅れや入力ミスにつながることも少なくありません。特に、海外製のCRMであるCloseとGoogleフォームの連携にお困りの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
このワークフローは、Googleフォームに新しい回答が送信されると、AIがその内容を要約し、自動でCloseにリードとして登録します。手作業によるデータ入力をなくし、リード管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとCloseを連携させ、リード情報を手作業で転記しているマーケティング担当者の方
• Googleフォーム経由のリードに対し、迅速なアプローチを実現したい営業担当者の方
• CloseとGoogleフォーム間のデータ連携を自動化し、業務の正確性を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームに回答が送信されると自動でCloseにリード登録されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業による情報の転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとCloseをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「要約する」アクションを設定します。ここで、トリガーで取得したフォームの回答内容を要約するよう指定します。
4. 最後に、オペレーションでCloseの「Create Lead」アクションを設定し、フォームの回答内容やAIによる要約結果をマッピングしてリードを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、連携の対象としたいご自身のフォームを任意で指定してください。
• AI機能のオペレーションでは、要約の対象としたいGoogleフォームの回答項目を指定できます。また、生成される文章の文字数など、要約の条件も任意で設定可能です。
• Closeへのリード登録では、フォームの回答内容やAIの要約結果を、Close上のどの項目に登録するかを自由にマッピングして設定してください。

■注意事項

• GoogleフォームとCloseのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133