Notionデータベースが特定のステータスに更新されたら、Intercomでメッセージを作成する

■概要

Notionでタスクやプロジェクトを管理し、Intercomで顧客対応を行っているものの、それぞれのツール間での情報伝達は手作業になっていませんか？例えば、Notionのステータスが更新された際に、手動でIntercomから顧客へ連絡する作業は、対応漏れや遅延の原因になりがちです。
このワークフローを活用すれば、NotionとIntercomの連携を自動化し、特定のステータス更新をきっかけにIntercomのメッセージを自動で作成できます。これにより、手作業による手間やミスをなくし、迅速で正確な顧客対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionで顧客管理を行い、Intercomで能動的なアプローチをしたいと考えている方
• NotionとIntercom間での手作業による連絡に、非効率さやミスのリスクを感じている方
• 顧客対応のプロセスを自動化し、よりスピーディなコミュニケーションを実現したいチームの方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionデータベースのステータスが更新されるとIntercomのメッセージが自動で作成されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を削減できます
• 手動での対応によって起こりがちなメッセージの送信漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の品質向上に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとIntercomをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」アクションを設定します
3. 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションを設定し、更新されたページの詳細情報を取得します
4. 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定のステータスに更新された場合のみフローが進むように条件を定めます
5. 次に、オペレーションでIntercomの「コンタクトを検索」アクションを設定し、Notionの情報をもとにメッセージを送る対象ユーザーを特定します
6. 最後に、オペレーションでIntercomの「メッセージを作成」アクションを設定し、特定したコンタクトへのメッセージを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Notionのトリガー設定では、連携の対象としたいデータベースのIDを任意で設定してください
• 分岐機能では、ワークフローを作動させる条件となるNotion上のステータス（例：「対応完了」など）を任意に設定できます
• Intercomでメッセージを作成する際に、Notionから取得した顧客名などの情報を変数として埋め込み、パーソナライズされた内容を自動で作成することが可能です

■注意事項

• Notion、IntercomのそれぞれとYoomを連携してください。
• Intercomのマイアプリ連携方法はこちらをご参照ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。