Googleカレンダーで予定が作成されたら、Google スプレッドシートに行を追加しGmailで通知する

■概要

Googleカレンダーに入力した予定を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記し、関係者にメールで通知する作業は、手間がかかる上に抜け漏れも発生しやすい業務ではないでしょうか。このワークフローは、Googleカレンダーに新しい予定が作成されると、その内容を自動でGoogle スプレッドシートに記録し、指定した宛先にGmailで通知します。GoogleカレンダーとGoogle スプレッドシートの連携を自動化し、日々のスケジュール管理と共有業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleカレンダーとGoogle スプレッドシートを併用し、予定の転記作業に手間を感じている方
• チームや部署内でカレンダーの予定を共有しており、通知の自動化で抜け漏れを防ぎたい方
• GoogleカレンダーとGoogle スプレッドシートを連携させ、手作業による入力ミスをなくし、正確な情報管理を実現したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleカレンダーに予定を登録するだけで、Google スプレッドシートへの記録が完了するため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮できます
• 手動での転記やメール通知による、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleカレンダー、Google スプレッドシート、GmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションで、トリガーで取得した予定情報を書き込む設定をします
4. 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションで、予定が記録された旨を指定の宛先に通知するよう設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleカレンダーのトリガー設定では、対象とするカレンダーIDの指定や、「会議」「訪問」といった特定の検索キーワードを含む予定のみを対象とするように条件をカスタマイズできます
• Google スプレッドシートのオペレーション設定では、情報を記録したいスプレッドシートやシート、書き込みたいテーブル範囲などを任意で指定することが可能です
• Gmailでの通知設定では、宛先や件名、本文を自由に設定でき、Googleカレンダーから取得した予定名や日時といった情報を本文内に変数として差し込むこともできます

■注意事項

• Googleカレンダー、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。