Googleカレンダーで新規予定が作成されたら、Trelloにカードを作成しGmailで通知する

■概要

Googleカレンダーの予定をTrelloのタスクに手作業で転記する際に、手間を感じたりタスク化を忘れてしまったりすることはないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに新しい予定が登録されると、自動でTrelloにカードが作成され、関係者への通知まで一連の流れを自動化できます。GoogleカレンダーとTrelloの連携を効率化し、タスク管理の精度を高めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleカレンダーとTrelloを併用し、予定を手作業でタスクに登録している方
• GoogleカレンダーとTrello間の情報共有漏れや、タスク化の遅れを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
• チームのタスク管理を自動化し、生産性を向上させたいと考えている全てのビジネスパーソンの方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleカレンダーへの予定登録をトリガーにTrelloへカードが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるTrelloへの入力間違いやタスク化のし忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、抜け漏れのないタスク管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleカレンダーとTrelloをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、Googleカレンダーで取得した予定の情報を紐付けます。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、カードが作成されたことを関係者に通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleカレンダーのトリガー設定では、特定のカレンダーIDや予定の種別、検索キーワードを指定して、特定の予定のみを自動化の対象とすることが可能です。
• Trelloでカードを作成する際、カード名や説明などの各項目に、前段のGoogleカレンダーから取得した予定の情報を変数として設定したり、固定のテキストを追加したりできます。
• Gmailの通知設定では、宛先や件名、メッセージ内容を任意で設定でき、前段で取得したTrelloカードの情報などを変数として本文に含めることも可能です。

■注意事項

• Googleカレンダー、Trello、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。