Googleカレンダーで予定が作成されたら、Geminiで解析しGmailで通知する

■概要

Googleカレンダーに新しい予定が登録されるたびに、内容を確認して関係者に共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に重要な会議などでは、概要をまとめて事前に通知するなどの対応が必要になることもあります。
このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーの予定作成をきっかけに、Geminiが自動で内容を解析し、その結果をGmailで関係者に通知する一連の流れを自動化でき、GoogleカレンダーとGeminiを用いた効率的な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleカレンダーとGeminiを連携させ、スケジュール共有を効率化したいと考えている方
• 会議の予定が登録された際に、アジェンダなどを自動で抽出し関係者に通知したいチームリーダーの方
• 手作業による情報共有での連絡漏れや内容の誤りをなくし、業務の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleカレンダーに予定が登録されると、Geminiによる内容の解析からGmailでの通知までが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた情報共有の時間を短縮します。
• 手動での情報伝達による通知漏れや、内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleカレンダー、Gemini、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションで起動するカレンダーを指定します。
3. 次に、オペレーションでGeminiを選択し、「コンテンツを生成」アクションでトリガーで取得した予定情報を元に、通知したい内容を生成するようプロンプトを設定します。
4. 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションでGeminiが生成した内容を本文に含めたメールを指定の宛先に送るよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleカレンダーのトリガー設定では、通知の対象としたいカレンダーIDのほか、予定の種別や検索キーワードを任意で設定することで、特定の予定のみを対象にフローを起動させることが可能です。
• Geminiのオペレーションでは、どのようなテキストを生成させたいかに応じてプロンプトを自由にカスタマイズでき、前段のGoogleカレンダーから取得した予定の件名や詳細などを変数として利用できます。
• Gmailのオペレーションでは、通知先のメールアドレスや件名、メッセージ内容を任意に設定でき、Geminiが生成したテキストを変数として件名や本文に含めることが可能です。

■注意事項

• Googleカレンダー、Gemini、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。