Zoho Mailで特定のワードを含むメールを受信したら、Slackへの通知とGoogle Driveへのフォルダ作成を自動化する

■概要

日々の業務で受信する大量のメールの中から、重要なものだけをSlackに通知し、関連情報を管理するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
特に、手作業での通知やフォルダ作成は、対応漏れやミスにつながる可能性があります。
このワークフローを活用すれば、Zoho Mailで特定のメールを受信した際に、Slackへの通知からGoogle Driveのフォルダ作成までを自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho Mailで受信した特定のメールに関するSlackへの通知を手作業で行っている方
• 重要なメールの見落としを防ぎ、チームでのスムーズな情報共有を実現したいと考えている方
• メールの内容に応じたフォルダ作成など、付随する定型業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoho Mailの受信からSlackへの通知、Google Driveでのフォルダ作成までの一連の作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手動での対応による通知漏れや内容の転記ミス、フォルダの作成忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho Mail、Slack、Google DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでZoho Mailを選択し、「特定のワードを含むメールが届いたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、任意のチャンネルに通知します
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoho Mailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに含まれるキーワードを任意の内容にカスタマイズできます
• Slackへの通知では、通知先のチャンネルを任意で設定できるほか、本文に固定のテキストを入れたり、前段階で取得した値を変数として埋め込むなどのカスタマイズが可能です
• Google Driveでは、作成するフォルダの名称や格納先のフォルダなどを、固定値や前段で取得した情報を変数として任意に設定できます

■注意事項

• Zoho Mail、Slack、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。