Capsule CRMでNew Taskが作成されたら、Microsoft Teamsでメッセージを送る

■概要

Capsule CRMで新しいタスクを作成した際、関係者への情報共有はどのように行っていますか？手作業でMicrosoft Teamsに通知していると、共有漏れや遅延が発生し、業務に支障をきたすこともあります。

このワークフローを活用すれば、Capsule CRMでのタスク作成をトリガーに、指定したMicrosoft Teamsのチャネルへ自動でメッセージを送信できるため、チームへのタスク共有を円滑に進めることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• Capsule CRMとMicrosoft Teamsを連携させ、チーム内のタスク共有を効率化したい方
• Capsule CRMのタスク情報を手動でMicrosoft Teamsに通知しており、手間を感じている方
• タスクの共有漏れや遅延を防ぎ、プロジェクトの進行をスムーズにしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Capsule CRMでタスクが作成されると自動で通知されるため、Microsoft Teamsへの手動での連絡作業にかかる時間を短縮できます。
• 人の手を介した情報伝達が不要になることで、重要なタスクの共有漏れや内容の間違いといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Capsule CRMとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでCapsule CRMを選択し、「New Task」アクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、タスク情報を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsでメッセージを送るアクションでは、通知するチャネルやチームを任意で設定してください。
• メッセージの本文には、トリガーで取得したCapsule CRMのタスク名や詳細などの情報を組み込むことが可能です。
• また、固定のテキストを追加して、誰が見ても分かりやすい通知内容にカスタマイズできます。

■注意事項

• ‍‍Capsule CRM、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。