Capsule CRMでNew Partyが作成されたら、Outlookでメールを送る

■概要

Capsule CRMに新しい連絡先を登録した後、手作業でOutlookを開いてフォローアップメールを送る、といった定型業務に時間を費やしてはいないでしょうか。この一連の作業は、対応漏れや送信遅延の原因となり、顧客との関係構築の機会を逃すことにも繋がりかねません。

このワークフローを活用すれば、Capsule CRMへの登録をトリガーとしてOutlookからのメール送信を自動化できるため、顧客への迅速で確実なアプローチを実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Capsule CRMで顧客情報を管理し、Outlookで能動的なアプローチを行っている営業担当者の方
• 新規顧客登録後のフォローアップメールなどを手作業で送信しており、効率化を検討している方
• Capsule CRMとOutlookの連携を自動化し、顧客対応の迅速化と質の向上を図りたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Capsule CRMに新しい連絡先が追加されると、自動でOutlookからメールが送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てられます
• 手作業による宛先の設定ミスや、重要なフォローアップメールの送信漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な顧客対応を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、Capsule CRMとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでCapsule CRMを選択し、「New Partyが作成されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、任意のメールを送信するように設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookでメールを送信するアクションでは、宛先や件名を任意の内容で設定してください
• メールの本文には、Capsule CRMのトリガーで取得した顧客名といった情報を活用し、パーソナライズされた内容を自動で設定することも可能です

■注意事項

• ‍‍Capsule CRM、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。