Microsoft Teamsのカレンダーにイベントが登録されたら、テキストを抽出しCapsule CRMでTaskを作成する

■概要

Microsoft Teamsのカレンダーに登録されたイベント情報を、都度Capsule CRMへ手作業で転記していませんか？こうした手作業は手間がかかるだけでなく、入力漏れやミスの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのカレンダーイベントをトリガーに、イベント内容から必要なテキストをAIが自動で抽出し、Capsule CRMにタスクを自動で作成するため、タスク管理業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsのカレンダー情報をCapsule CRMに手動で登録している方
• Capsule CRMとMicrosoft Teamsを連携させ、タスク登録の漏れを防ぎたい方
• 顧客との打ち合わせ後のタスク管理を自動化し、営業活動を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsのイベント登録をトリガーにタスクが自動作成されるため、Capsule CRMへの手入力の時間を削減できます。
• 手作業での転記が不要になることで、タスクの登録漏れや内容の入力ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Capsule CRMとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキスト抽出」のアクションを設定して、イベント情報から必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでCapsule CRMの「Create Task」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を基にタスクを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキスト抽出」では、Microsoft Teamsのイベント情報からどのテキストを抽出するか、抽出項目を任意で設定してください。
• Capsule CRMでのタスク作成では、タスクの件名や詳細などに、前のステップで抽出したどのテキスト情報を紐付けるかを任意で設定してください。

■注意事項

• ‍‍Microsoft Teams、Capsule CRMのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。