■概要
Outlookで受信した大切なお客様からのメールを、一件一件手作業でFrontに登録していませんか？この定型的な作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、FrontとOutlookを連携させ、特定のメール受信をきっかけにFrontへ自動でコンタクトを追加できます。手作業による情報登録の手間をなくし、顧客対応の迅速化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信した問い合わせを手作業でFrontに登録しているカスタマーサポート担当者の方
- FrontとOutlookを併用し、顧客情報管理の効率化と自動化を目指している営業担当者の方
- 顧客対応プロセスにおける手作業をなくし、チーム全体の生産性を高めたいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信をトリガーに、自動でFrontへコンタクトが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、連絡先情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、FrontとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで「分岐機能」を設定し、特定の条件に合致するメールのみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、メール本文から氏名や会社名などの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでFrontの「Create New Contact」アクションを設定し、抽出した情報を元に新しいコンタクトを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、メール本文から抽出したい項目（例：会社名、担当者名、電話番号など）を任意で設定可能です。
- Frontでコンタクトを作成する際、AI機能で抽出した氏名やメールアドレスといった値を、Frontの対応する項目に変数として埋め込むようにカスタムが可能です。
■注意事項
- Outlook、FrontのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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