Microsoft Teamsでチャネルに特定のメッセージが投稿されたら、Zendeskにチケットを作成する

■概要

Microsoft Teamsの特定チャネルに投稿される問い合わせや依頼を、都度手作業でZendeskに起票していませんか？このような手作業は、対応漏れや転記ミスの原因となりがちです。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsへのメッセージ投稿をきっかけに、自動でZendeskのチケットを作成できるため、問い合わせ対応を効率化し、対応品質の向上に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsで受けた問い合わせをZendeskで管理しており、転記作業に手間を感じている方
• ZendeskとMicrosoft Teamsを連携させ、問い合わせ対応の初動を迅速化したいと考えているチーム
• 社内外からの問い合わせ管理を標準化し、対応漏れを防ぎたい情報システムやサポート担当の方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsの投稿からZendeskのチケット作成までが自動化され、手作業での転記や起票にかかる時間を削減できます。
• システムが自動で処理を行うため、メッセージの見落としやチケット作成時の入力ミスといった人為的なエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZendeskとMicrosoft TeamsをYoomに連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メッセージの内容など特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むように設定します。
4. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、Microsoft Teamsのメッセージ内容からチケット作成に必要な情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでZendeskの「チケットを作成」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報を基にチケットを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知を監視したいチームIDやチャネルIDを任意で設定してください。
• 分岐機能では、Microsoft Teamsから取得した投稿内容などをもとに、チケットを作成する条件を自由にカスタマイズできます。
• AI機能では、チケットの件名や内容にしたい部分など、Microsoft Teamsのメッセージから抽出したいテキスト項目を任意で設定可能です。
• Zendeskでチケットを作成する設定では、前段のオペレーションで取得した情報を引用し、件名や説明、担当者などの各フィールドを自由に設定できます。

■注意事項

• Microsoft Teams、ZendeskのそれぞれとYoomを連携してください。
• 【Zendesk】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。