Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Pipedriveで取引を追加する

■概要

Pipedriveをご利用の方で、Gmailに届く見積もりや注文情報を手作業で入力してはいませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなりかねません。このワークフローは、特定のラベルが付いたGmailの受信をトリガーに、AIがメール内容を解析し、Pipedriveへ自動で取引を追加します。PipedriveとGmailの連携を自動化することで、手作業による定型業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• PipedriveとGmailを連携させ、見積もり依頼や注文のメールからの取引登録を自動化したい営業担当者の方
• Gmailで受けた顧客からの連絡を手作業でPipedriveに転記しているカスタマーサポートの方
• 手動でのデータ入力によるミスをなくし、営業活動の効率を向上させたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで受信したメール内容が自動でPipedriveに登録されるため、データ入力の手間を省き、本来の営業活動に集中する時間を確保できます
• 手作業による情報転記が不要になることで、入力ミスや対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとPipedriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を選択し、受信したメール本文から取引の追加に必要な情報を抽出します。
4. 続いて、オペレーションでPipedriveの「人物情報を検索」を設定し、抽出した情報をもとに既存の連絡先を取得します。
5. 最後に、オペレーションでPipedriveの「取引を追加」を設定し、抽出した情報をもとに新しい取引を作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。例えば「新規問い合わせ」などのラベルが考えられます
• AIによるテキスト抽出では、メール本文から顧客情報や取引情報など、Pipedriveに登録したい任意の情報を抽出するように設定できます
• Pipedriveでは、抽出した情報をもとに既存の顧客情報を検索できます。また、作成する取引の各項目には、固定のテキストだけでなく、GmailやAIから取得した情報を変数として自由に埋め込めます

■注意事項

• Gmail、PipedriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。