Google Driveにファイルが格納されたら、OCRしてCloseにLeadを作成する

■概要

Google Driveに保存した名刺や書類の情報を、手作業でCRMに入力するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローを活用することで、Google DriveとCloseの連携がスムーズになり、特定のフォルダにファイルが格納されると、AI-OCRが自動で文字情報を読み取り、Closeに新しいリードとして登録できます。これにより、手入力の手間や入力ミスを減らし、リード管理業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveで管理している顧客情報をCloseへ手入力しており、手間を感じている営業担当者の方
• CloseとGoogle Driveを連携させ、リード獲得から管理までのプロセスを自動化したいと考えている方
• 営業チーム全体のデータ入力業務を効率化し、コア業務に集中できる環境を整えたいマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveにファイルをアップロードするだけで、Closeに自動でリード情報が登録されるため、データ入力にかかる時間を短縮できます
• OCRによるテキスト抽出と自動登録によって、手作業でのデータ転記に伴う入力間違いや項目の漏れといったヒューマンエラーを防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとCloseをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します
4. 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を選択し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
5. 最後に、オペレーションでCloseの「Create Lead」を選択し、OCR機能で抽出した情報をマッピングしてリードを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI-OCRで文字情報を抽出する際に、名刺や書類から会社名や氏名、連絡先など、どの情報を読み取るかを任意で設定してください
• Closeでリードを作成する際、抽出した各テキスト情報を、リードの名称や連絡先といった、どの項目に登録するかを任意で設定してください

■注意事項‍

• Google DriveとCloseのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• OCRはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。