Google Driveで特定条件に合うファイルが格納されたら、OCRしてCloseにLeadを作成する

■概要

Google Driveに保存した名刺の画像やPDFの申込書から、手作業で顧客管理ツールであるCloseに情報を転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。また、手作業による転記では入力ミスや漏れが発生する可能性もあります。

このワークフローを活用すれば、Google DriveとCloseを連携させ、特定のフォルダにファイルが格納された際に自動でOCR処理を行い、Closeへリード情報を登録できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Driveに格納したファイル情報を手作業でCloseに登録している方
• Closeへのリード登録を自動化し、入力にかかる工数やミスを削減したいと考えている方
• 紙媒体やPDFの情報をOCRで読み取り、データとして活用する業務フローを構築したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル追加を起点に、OCRでの文字抽出からCloseへのリード作成までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとCloseをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルの種類など特定の条件に合致した場合のみ、後続の処理が実行されるようにします
4. 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します
5. 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
6. 最後に、Closeの「Create Lead」アクションを設定し、抽出したテキスト情報をもとに新しいリードを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能の設定では、ファイル名に特定のキーワードが含まれる場合のみ処理を実行するなど、業務に合わせた実行条件を任意で設定してください
• Closeにリードを作成する際、OCRで抽出したテキスト情報のうち、どの情報をリード名や連絡先といった各項目に割り当てるかを任意で設定してください

■注意事項‍

• Google DriveとCloseのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上、OCRはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。