Salesforceに追加されたファイルをOCRし、Googleドキュメントにテキストを追加する

■概要

Salesforceにアップロードされた請求書や契約書などのファイルを、手作業で内容を確認し、ドキュメントに転記する作業に手間を感じていませんか？
このワークフローを活用すれば、Salesforceにファイルが追加されるだけで、OCR機能が自動でテキストを抽出し、指定のGoogleドキュメントへ内容を追加できます。これまで手作業で行っていたファイルからドキュメントへの変換のような定型業務を自動化し、作業の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceに保管した書類の内容を、手作業で転記している方
• 画像やPDFファイル内の文字情報を、効率的にテキストデータ化したいと考えている方
• OCRでファイルを読み取り、ドキュメントへ変換する作業を自動化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• ファイルアップロード後のOCR処理からテキスト追加までを自動化できるため、これまで手作業で行っていた転記業務の時間を短縮します
• 手作業での転記による入力ミスやコピペ漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとGoogleドキュメントをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「ファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでSalesforceの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「OCRする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します
5. 最後に、オペレーションでGoogleドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストデータを指定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能のアクション設定では、ファイル全体からテキストを抽出するだけでなく、請求書番号や会社名など、特定の抽出項目を任意で設定することが可能です
• Googleドキュメントへのテキスト追加では、OCRで抽出したテキスト情報に加え、日付などの固定値や他のオペレーションで取得した値を変数として埋め込むなど、柔軟なカスタムが可能です

■注意事項

• Salesforce、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。