Google Meetで特定条件の会議が終了したら、Salesforceに録画URLを追加する

■概要

Google Meetで行った商談の録画を、後から確認するためにSalesforceへ手作業で登録していませんか？この作業は手間がかかるだけでなく、URLの貼り間違いや登録漏れといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Google Meetの会議が終了すると、自動でSalesforceに録画URLが追加されるため、こうした連携の手間を解消し、顧客情報の一元管理をより円滑に進めることができます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Google Meetでの商談後、Salesforceへの録画URLの手入力に手間を感じている営業担当者の方
• チームの商談記録をSalesforceで一元管理し、営業活動の質を高めたいマネージャーの方
• Google MeetとSalesforceの連携を自動化し、定型業務の効率化を目指すDX推進担当者の方

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■このテンプレートを使うメリット

• Google Meetの会議が終了すると録画URLが自動でSalesforceに追加され、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮できます
• 手作業によるURLの貼り間違いや登録漏れを防ぎ、Salesforce上の商談記録の正確性を保つことで、顧客情報管理の質が向上します

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■フローボットの流れ

1. はじめに、Google MeetとSalesforceをYoomと連携します
2. トリガーでGoogle Meetを選択し、「会議が終了したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理が進むように設定します
4. 次に、オペレーションでGoogle Meetの「レコーディング情報を取得する」アクションを設定します
5. 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した録画URLなどの情報を任意のオブジェクトに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐条件は任意で設定できるため、「会議の件名に『商談』が含まれる場合」や「特定の参加者が含まれる場合」など、録画を残したい会議の条件を自由に指定してください
• Salesforceへのレコード追加では、ご利用のマイドメインURLを設定し、商談や取引先など、録画URLを追加したいオブジェクトのAPI参照名を任意で指定してください

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■注意事項

• Google Meet、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。