Microsoft Teamsで受信した内容をもとに、Freshsalesに連絡先を作成する

■概要

Microsoft Teamsのチャネルで受け取った顧客情報を、手作業でFreshsalesへ登録していませんか？こうした手作業は手間がかかるだけでなく、転記ミスや対応の遅れにつながることもあります。
このワークフローを活用すれば、Microsoft TeamsとFreshsalesをスムーズに連携させ、特定のメッセージ受信をきっかけにFreshsalesへ自動で連絡先を作成できるため、リード管理の初動を迅速かつ正確に進めることが可能です。

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■このテンプレートをおすすめする方

• FreshsalesとMicrosoft Teamsを活用し、手作業での情報登録に手間を感じている方
• Microsoft Teamsで受けた問い合わせのFreshsalesへの登録漏れを防止したい営業担当者の方
• リード情報を迅速に共有し、営業チーム全体の対応速度を向上させたいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへのメッセージ投稿をトリガーにFreshsalesへの連絡先作成が自動化され、手入力に費やしていた時間を削減します
• システムが自動で処理を行うため、手作業による連絡先情報の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、FreshsalesとMicrosoft TeamsをYoomに連携します
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を用い、トリガーで取得したメッセージ本文から氏名やメールアドレスなどの連絡先情報を抽出します
4. 最後に、オペレーションでFreshsalesの「連絡先の作成」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報をもとに新しい連絡先を作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、自動化の対象としたいチームIDおよびチャネルIDを任意で設定してください
• Freshsalesの連絡先作成オペレーションでは、Microsoft Teamsのメッセージから抽出したどの情報を、Freshsalesのどの項目に登録するかを任意に設定します

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■注意事項

• Microsoft Teams、FreshsalesのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。