Dropboxにファイルがアップロードされたら、Pipedriveにリンク記載のノートを追加する

■概要

Dropboxにアップロードした見積書や提案資料などの情報を、営業管理のためにPipedriveへ手作業で転記していませんか？この作業は単純ですが、コピー＆ペーストの繰り返しや入力ミスが発生しやすく、手間のかかる業務の一つです。このワークフローは、DropboxとPipedriveを連携させ、特定のフォルダにファイルがアップロードされると、自動でPipedriveにファイルリンク付きのノートを追加するため、面倒な手作業をなくし、スムーズな情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• DropboxとPipedrive間の情報転記に時間を取られている営業担当者の方
• Pipedriveでの案件管理とDropboxでのファイル管理を連携させたいと考えている方
• ファイル管理の抜け漏れを防ぎ、営業活動の生産性を高めたいと考えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxにファイルが追加されると自動でPipedriveにノートが作成されるため、手作業での情報転記にかかる時間を削減できます
• 手作業によるURLのコピーミスやノートの追加漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を保つことができます

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとPipedriveをYoomに連携します
2. トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」を設定します
3. オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、ファイル名から組織名などの情報を抽出します
4. 次にPipedriveの「組織を検索」を設定し、抽出した情報をもとにノートを追加したい組織を特定します
5. 最後にPipedriveの「ノートを追加」を設定し、特定した組織にファイルのリンクを含んだノートを追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、ファイルのアップロードを検知する対象のフォルダパスやファイル名を任意で設定できます
• AIによるデータ抽出では、ファイル名からPipedriveでの組織検索に利用したい情報を任意で抽出するよう設定できます
• Pipedriveでのノート追加時には、ファイルの名称やURLなど、前段のフローで取得した情報を変数として埋め込むことが可能です

■注意事項

• Dropbox、PipedriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。