LINE WORKSとGoogle Driveを連携して、LINE WORKSで特定のメッセージが送信されたらGoogle Driveにフォルダを作成する方法

ステップ1：LINE WORKSとGoogle Driveをマイアプリ連携

LINE WORKSとGoogle DriveをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズに進められます。

1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓に「LINE WORKS」と入力し、検索結果からLINE WORKSを選択します。

2.表示された画面で、必須項目を入力し、「追加」をクリックしてください。

3.続いてGoogle Driveをマイアプリ登録します。
LINE WORKSの登録と同様、Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
検索窓に「Google Drive」と入力し、検索結果からGoogle Driveを選択します。
次の画面で、「Sign in with Google」をクリックします。

次の画面で、アカウントを選択し、「次へ」をクリックしてください。

マイアプリにLINE WORKSとGoogle Driveが表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：テンプレートをコピーする

以下のテンプレートページを開き、『このテンプレートを試してみる』をクリックします。

ワークスペースに自動的にテンプレートがコピーされます。次に表示された画面で「OK」をクリックしてください。

ステップ3：フローの起点となるLINE WORKSのトリガー設定と、その後のGoogle Driveのオペレーション設定を行う

1.先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「トークルームにメッセージが送信されたら」をクリックしてください。
※こちらの画面は、Yoomページ画面左側「マイプロジェクト」のフローボットで表示される、「【コピー】LINE WORKSで特定のメッセージが送信されたらGoogle Driveにフォルダを作成する」をクリックすると表示されます。

2.説明に従って設定を行い、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。
※表示されているアウトプットは「この値を他のオペレーションで利用することができます。」と表記があるように、次の設定でも活用できます。

3.分岐する「分岐｜特定の語句の有無」をクリックしてください。
‍分岐対象のアウトプットの「オペレーション」は、入力欄をクリックして表示されるプルダウンから選択してください。

「アウトプット」は、入力欄をクリックして表示されるプルダウンから選択してください。

分岐条件は、分岐先の処理を行う条件を設定します。
設定した値が含まれているか、値と等しいかなどが条件となります。
※今回は、以下画像のように設定しました。
設定を終えたら「保存する」をクリックします。

4.テキストからデータを抽出する「テキストからデータを抽出する」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を選択し、「次へ」をクリックします。

5.詳細設定を行います。
「対象のテキスト」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。

「抽出したい項目」は、入力欄下の説明に従って、入力してください。

6.アプリと連携する「フォルダを作成する」をクリックしてください。
表示された画面で必須項目を入力し、「次へ」をクリックします。

7.API接続設定を行います。
「フォルダ名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプットから選択してください。
※フォルダ作成の条件となる語句を正しく入力してください。

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「作成先のフォルダID」は、入力欄をクリックして表示される候補から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックします。

ステップ4：トリガーボタンをONにして、LINE WORKSとGoogle Driveの連携フローの動作確認をする

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが自動的に起動します。

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今回使用したテンプレートは以下の通りです。

その他のLINE WORKSとGoogle Driveを使った自動化例

その他にもYoomにはLINE WORKSとGoogle Driveを使ったテンプレートがあるため、いくつかご紹介します。

1.本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をLINE WORKSに通知する
本文やタイトルが特定の条件にマッチしたGmailのメール内容をLINE WORKSに通知するフローです。GmailとLINE WORKSを連携させることで、特定の条件にマッチしたメール内容をスピーディに通知することができます。これにより、重要なメールを見逃すことなく、スピーディーに対応できるでしょう。特に、業務においてすぐに対応が求められるメールは、LINE WORKSでの通知により対応スピードが向上し、顧客満足度の向上に繋がります。

2.毎日、今日の自分の予定をLINE WORKSから取得しGoogle Chatに通知する
毎日、今日の自分の予定をLINE WORKSから取得しGoogle Chatに通知するフローです。LINE WORKSとGoogle Chatを連携させることで、毎日の予定をスムーズに把握できるでしょう。これにより、効率的な日々のスケジュール管理が期待できます。予定を事前に把握することで、スケジュールの調整や優先順位の設定が容易になるでしょう。

3.Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Microsoft Excelにデータを追加する
Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Microsoft Excelにデータを追加するフローです。このフローにより、Googleフォームで送信された名刺画像をOCRで読み取り、Microsoft Excelに自動的にデータ追加することができます。画像を撮影またはスキャンしてフォーム送信するだけで名刺情報がデジタル化されることで、担当者の負担軽減や情報共有のスピーディー化が可能になるでしょう。リードへのアプローチやマーケティング分析、顧客へのフォローアップのスムーズな進行が期待できます。

LINE WORKSとGoogle Driveの連携メリットと具体例

メリット1：ドキュメント管理の手間を削減し、業務効率を向上させる

手作業でフォルダを作成し、関連資料を整理するのは時間がかかり、業務負担となります。LINE WORKSで特定のメッセージが送信されたらGoogle Driveにフォルダを自動作成することで、資料整理の工程を自動化できます。例えば、営業チームがLINE WORKSで新規顧客の連絡を始めると、自動的にその顧客専用のフォルダがGoogle Driveに作成され、関連資料をすぐに共有・整理できるでしょう。関係者全員が迅速に情報にアクセスでき、業務の効率向上が期待できます。

メリット2：作業の抜け漏れを防ぎ、業務の正確性を向上させる

フォルダ作成の漏れや誤った場所への保存は、情報の混乱を引き起こす可能性があります。この連携を導入することで、特定のメッセージ送信時に自動でフォルダが作成されるため、手動ミス防止に繋がります。例えば、経理部門で「支払い処理開始」というメッセージをLINE WORKSで送信すると、自動的に「支払い処理」フォルダがGoogle Driveに作成されます。これにより、関連資料の整理が徹底され、業務の正確性が高まるでしょう。

メリット3：ルールに基づいたフォルダ管理を実現し、検索性を向上させる

フォルダが乱雑に作成されていると、必要な資料の検索に時間がかかります。この連携を活用すれば、事前に定めた命名規則に従ってフォルダを自動作成でき、整理されたフォルダ管理が期待できます。例えば、LINE WORKSで「プロジェクト開始-プロジェクト名」と送信すると、Google Driveに自動的に「プロジェクト開始」フォルダ内に「プロジェクト名」のサブフォルダが作成されます。これにより、誰でもスピーディーに必要な情報にアクセスでき、検索時間の短縮に繋がります。

まとめ

今回は、LINE WORKSとGoogle Driveを連携させ、LINE WORKSで特定のメッセージが送信されたらGoogle Driveにフォルダを作成する方法をご紹介しました。
LINE WORKSとGoogle Driveの連携により、日々の業務が大幅に効率化されるでしょう。手作業の削減やミスの防止、統一された情報管理によって、チーム全体の生産性向上が期待できます。
Yoomで自動化を導入するには、特別なスキルや知識は必要ありません。説明に沿って入力をするだけなので、操作も簡単です。
ぜひ、本記事で紹介した方法を活用し、自社の業務改善にお役立てください。