BoxでフォルダにファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、CopperにPersonを作成する

■概要

Boxにアップロードした名刺などの書類情報を、手作業でCopperに入力する作業は手間がかかり、入力ミスが発生することもあります。このような定型的な作業に時間を取られ、本来の業務に集中できないと感じる方もいるかもしれません。このワークフローを活用すれば、特定のBoxフォルダにファイルがアップロードされるだけで、OCRが自動で文字情報を読み取り、CopperへPersonとして新規登録します。BoxとCopperの連携を自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとCopperを利用しており、手作業での顧客情報の転記に手間を感じている方
• Boxに保管している名刺などのファイルから、効率的に顧客情報をCopperに登録したい方
• 定型的なデータ入力作業を自動化し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぎたい方

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■このテンプレートを使うメリット

• BoxにファイルをアップロードするだけでCopperへの情報登録が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、CopperとBoxをYoomに連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを指定します。
4. 続いて、オペレーションでOCR機能の「OCRで文字を抽出」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を読み取ります。
5. 最後に、オペレーションでCopperの「Create Person」アクションを設定し、OCRで抽出した情報を元にPersonを新規作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、どのフォルダにファイルがアップロードされた際に自動化を開始するかを、任意のフォルダIDを指定して設定することが可能です。
• CopperにPersonを作成する際に、OCRで読み取ったどの情報をどの項目（氏名、会社名、メールアドレスなど）に割り当てるかを任意で設定できます。

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■注意事項

• Box、CopperのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。