Salesforceで画像ファイルがアップロードされたら、OCRでテキスト化しメールで通知する

■概要

Salesforceにアップロードされた名刺や申込書などの画像ファイルの内容を、都度手作業で確認し転記する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Salesforceへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能が自動でファイル内のテキストを読み取り、指定の宛先にメールで通知までを自動化できるため、こうした定型業務を効率化し、入力ミスなどの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceで管理しているファイルの内容を、手作業で転記している営業担当者の方
• SalesforceとOCR機能を連携させ、書類のデータ化業務を自動化したいと考えている方
• ファイルがアップロードされた際の確認や、関係者への共有連絡を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceにファイルが追加されると自動でOCR処理と通知が実行されるため、これまで手作業で行っていたデータ化や共有連絡の時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記ミスや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「ファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでSalesforceの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルを指定します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。
5. 最後に、オペレーションでYoomメールの「メールを送る」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキスト情報などを記載して通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能のアクションでは、画像やPDFファイルから読み取りたいテキスト項目を任意で設定することが可能です。
• Yoomメールの送信設定では、送信先アドレスを任意で指定できるほか、メール本文に固定のテキストを記載したり、前段のオペレーションで取得した情報を変数として埋め込むなどのカスタムが可能です。

■注意事項

• SalesforceとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Salesforce、OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924