boxでフォルダに特定条件のファイルがアップロードされたら、XeroにContactを作成する

■概要

boxにアップロードされた請求書などの書類情報を、会計ソフトのXeroへ手入力する作業に手間を感じていませんか。こうした定型的な業務は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、boxとXeroの連携を自動化でき、boxの特定フォルダにファイルがアップロードされるだけでXeroのContact情報が自動で作成されるため、手作業による手間を削減し、業務の正確性を高めます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• boxとXero間のデータ登録を手作業で行い、時間や手間を感じている経理担当者の方
• Xeroとboxを連携させ、請求書処理などの定型業務を自動化したいと考えている方
• ファイル管理から会計処理までの一連の流れを効率化し、生産性を向上させたい方

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■このテンプレートを使うメリット

• boxにファイルが追加されると自動でXeroに情報が登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、boxとXeroをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでboxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
4. 次に、オペレーションでboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
5. 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、ダウンロードしたファイルから取引先名などのテキスト情報を抽出します。
6. 最後に、オペレーションでXeroの「Create or Update Contacts」アクションを設定し、抽出した情報をもとに取引先情報を作成・更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。
• オペレーションの分岐機能では、ファイル名や種類など、自動化の対象としたいファイルの条件を任意で設定することが可能です。
• XeroでContactを作成するアクションを設定する際に、対象となるTenant IDを任意で設定してください。

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■注意事項

• box、XeroのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。