Gmailで添付ファイルを受信したら、Google Driveへアップロードしバックアップを作成する

■概要

取引先から受信する重要な添付ファイルを、都度手作業でバックアップしていませんか？手作業での保存は手間がかかるだけでなく、対応漏れや保存先のミスといったリスクも伴います。APIを活用したバックアップも考えられますが、設定の複雑さが課題になることもあります。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付ファイルを自動でGoogle Driveにアップロードし、バックアップを作成するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する添付ファイルの管理やバックアップ作業を効率化したいと考えている方
• 手作業によるバックアップに課題を感じ、APIなどを利用した自動化を検討している方
• チームで利用するファイルのバックアップ体制を構築し、業務を標準化したい管理者の方

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■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで添付ファイル付きのメールを受信すると、自動でGoogle Driveへファイルが保存されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるファイルのダウンロードやアップロードが不要になるため、保存漏れや誤ったフォルダへの保存といったヒューマンエラーの防止に繋がります。

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■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、受信した添付ファイルを指定のフォルダへ格納します
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルを複製する」アクションを設定し、アップロードされたファイルをバックアップとして複製します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、件名や差出人などの条件に加え、特定のキーワードを任意で設定することで、バックアップ対象としたいメールを絞り込めます。
• Google Driveの各オペレーションでは、ファイルのアップロード先や複製先となるフォルダを、任意のフォルダIDを指定して設定することが可能です。

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■注意事項

• Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご参照ください。