Gmailで特定キーワードに一致するメールを受信したら、Pipedriveにアクティビティを作成する

■概要

Gmailで受信した特定メールの内容を、手作業でPipedriveなどのCRMに入力するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このような定型的な情報入力を自動化したい際に、このワークフローが役立ちます。Gmailの情報を自動入力するような感覚で、特定のメール受信をきっかけにPipedriveへ自動でアクティビティを作成し、手作業による情報転記の手間や入力ミスをなくします。

■このテンプレートをおすすめする方

• GmailとPipedriveを連携させ、手作業での情報転記を効率化したいと考えている方
• Gmailの情報を自動入力するような仕組みで、タスクの登録漏れを防ぎたい方
• 顧客からの重要なメールへの対応を、Pipedrive上で抜け漏れなく管理したいチームの方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで特定メールを受信した際にPipedriveへ自動でアクティビティが作成されるため、これまで手作業で行っていた情報入力の時間を短縮できます
• 手作業での転記による入力情報の誤りや、タスク登録の対応漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとPipedriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定キーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、検知したいキーワードを指定します
3. 次に、オペレーションでPipedriveの「人物情報を検索」アクションを設定し、受信したメールの送信者情報を検索します
4. 最後に、オペレーションでPipedriveの「アクティビティを作成」アクションを設定し、検索した人物情報に紐づく形でアクティビティを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、検知の対象としたいキーワードを任意で設定してください
• Pipedriveで作成するアクティビティの件名や内容には、固定のテキストを設定するだけでなく、トリガーで取得したメールの件名や本文などの情報を変数として埋め込むことも可能です

■注意事項

• Gmail、PipedriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。