Figmaでファイルが削除されたら、Microsoft Teamsに通知してMicrosoft Excelのレコードにログを記録する
Figmaでファイルが削除されたら、Microsoft Teamsに通知してMicrosoft Excelのレコードにログを記録する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
Figma
と
Microsoft Excel
と
Microsoft Teams
を自動連携できます。
■概要
Figmaでチームと共同作業を進める中で、重要なファイルが意図せず削除され、対応が遅れてしまった経験はありませんか。手動での変更履歴の管理やチームへの共有には、手間がかかるだけでなく伝達漏れのリスクも伴います。このワークフローは、FigmaのWebhookを活用し、ファイルが削除されたことを検知して、自動でMicrosoft Teamsに通知し、Microsoft Excelへ変更ログを記録します。これにより、ファイル管理の工数を削減し、チーム内の情報共有を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
- Figmaで作成したデザインファイルの変更履歴を手作業で管理している方
- FigmaのWebhookを利用して、ファイル削除の通知やログ記録を自動化したい方
- Microsoft TeamsとMicrosoft Excelを活用して、ファイル管理を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Figmaでのファイル削除が即座にMicrosoft Teamsへ通知されるため、連絡漏れや確認の遅れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
- 削除されたファイル情報が自動でMicrosoft Excelに記録されるため、属人化しやすいファイル管理業務の標準化と履歴の一元管理が実現できます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Figma、Microsoft Teams、Microsoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでFigmaを選択し、「ファイルが削除されたら（Deleted File）」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ファイル削除の旨を通知します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、変更ログを記録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsへの通知設定では、メッセージを送るチャンネルを任意で指定できます。また、通知本文に固定のテキストを設定したり、トリガーで取得したファイル名などの情報を埋め込んで、より具体的な通知内容にカスタムすることが可能です。
- Microsoft Excelへレコードを追加する設定では、どのファイルにどの情報を記録するかを任意で設定できます。トリガーで取得したファイル名やタイムスタンプといった情報を、指定した列に記録するようカスタムすることが可能です。
■注意事項
- Figma、Microsoft Teams、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては「【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関して」をご参照ください。
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