■概要
Google Workspaceに新しいユーザーを追加するたびに、手作業で歓迎メールを送ったり、関係者に通知したりするのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceへの新規ユーザー登録をきっかけに、Gmailでの歓迎メール送信や管理者への通知を自動化できます。これにより、オンボーディングプロセスを効率化し、対応漏れなどのミスを防ぐことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Workspaceで新規ユーザーが追加された際の通知を手作業で行っている方
- 新メンバーへの歓迎メール送信など、オンボーディングプロセスを効率化したい方
- 定型的なメール送信業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceへのユーザー登録だけでメール送信までが自動で完結するため、これまで手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による宛先の設定ミスや、関係者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報をもとに歓迎メールや管理者への通知メールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Workspaceのオペレーション設定では、検索条件などに固定値を設定したり、トリガーで取得した情報を変数として活用したりすることが可能です。
- Gmailのメール送信設定では、任意の宛先や件名、メッセージ内容を設定できます。本文には、前段のオペレーションで取得した新規ユーザーの氏名などを変数として差し込むことも可能です。
■注意事項
- Google Workspace、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
ユーザーを停止
特定のキーワードに一致するメールを受信したら
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