■概要
Google スプレッドシートで管理している取引先リストをSalesforceへ手作業で同期する際、データの重複に悩んではいないでしょうか。目視での確認は手間がかかるうえ、ミスが発生する可能性もあります。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへの追加をトリガーにSalesforce内のデータを自動で検索し、重複を防止しながら新規データのみを同期できます。手作業による確認の手間をなくし、データ管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートとSalesforceの二重入力やデータ同期に手間を感じている営業担当者の方
- Salesforceへのデータ登録時に、取引先の重複を防止して正確な顧客管理を実現したい方
- 手作業によるデータ同期をやめ、入力ミスなく効率的な連携フローを構築したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの追加だけでSalesforceへの同期が完了するため、転記や重複確認に費やしていた作業時間を削減できます。
- 自動で重複チェックを行うため、手作業による転記ミスや重複登録といったヒューマンエラーの発生を防止し、データの整合性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでSalesforceの「取引先オブジェクトのレコードを検索」アクションを設定し、スプレッドシートに追加された情報と一致するデータがないか確認します。
- 次に、分岐機能を設定し、Salesforce内に一致するレコードが存在しない場合のみ次の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでSalesforceの「レコードを追加する」アクションを設定し、新規取引先としてデータを登録します。
※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、連携対象としたい任意のスプレッドシートIDおよびシートIDを指定してください。
- Salesforceとの連携設定やオペレーション設定の際に、ご利用の環境に応じた任意のマイドメインURLを設定してください。
■注意事
- Google スプレッドシート、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- データベースを操作するオペレーションで、レコード追加や更新を行う際は、Salesforceの入力形式に沿って設定を行ってください。例えば、Salesforceの入力形式が選択式かつ英語入力の場合、選択肢に存在しない値や異なる言語で入力した値はエラーとなりますのでご注意ください。
- Salesforceの totalSize を取得する方法は「【取得する値】を追加する方法」を参照ください。
- Googleスプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Googleスプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。